11 Geheimen Voor Het Leveren Van Slecht Nieuws Op Het Werk

2024 Auteur: Steven Freeman | [email protected]. Laatst gewijzigd: 2023-12-17 08:19

Geef snel maar niet direct feedback

Wacht niet op een jaarlijkse beoordeling om verbeterpunten te noemen. Breng problemen snel onder de aandacht, zodat de details fris in je opkomen. Een dag na een incident is de goede plek; een beetje tijd hebben om te hete emoties te onderdrukken en je te laten voorbereiden en bedachtzamer te zijn met je woorden. "Op het moment zullen beide partijen een sterkere, minder behulpzame reactie krijgen", zegt Jennifer Porter, managing partner van de Boda Group, een leiderschap- en teamontwikkelingsbedrijf. Jaarlijkse of driemaandelijkse beoordelingen moeten betrekking hebben op doelen en gericht zijn op toekomstgerichte feedback, bijvoorbeeld wat iemand meer of minder moet doen om zijn carrière vooruit te helpen ("Als je vaardiger zou worden in data-analyse, zie ik je springen naar het volgende niveau ").

Onthoud uw bedoeling

Bedenk waarom u in de eerste plaats feedback wilt delen. 'Je doet dit omdat je de persoon wilt helpen slagen', zegt Porter. Op dat moment voelt het misschien minder welwillend dan dat - je denkt misschien dat je slechte gewoonten moet beteugelen of slordig werk moet oplossen - maar elke vorm van feedback helpt je team om te leren en te groeien. Je wilt ook hun vertrouwen winnen. "Als u de feedback niet geeft, zal iemand anders wel en niet zo goed werk leveren als u zou hebben", zegt Freyan Billimoria, directeur People Operations bij Skillshare, een online leergemeenschap. Spreek tijdens het gesprek je intentie uit. Zeg: "Ik vertel je dit omdat ik om je geef en ik wil dat je zo effectief mogelijk bent."

Denk aan de inhoud, niet aan de levering

Veel managers maken zich zorgen over hoe ze de klap gaan verzachten in plaats van wat ze gaan zeggen, zegt Porter. 'Dat is net als je voorbereiden om een toespraak te houden en je te concentreren op wat je draagt in plaats van op de inhoud van je presentatie', merkt ze op. Vraag jezelf af: 'Wat is mijn kernboodschap? Wat hoop ik dat deze persoon het gesprek wegneemt? Wat wil ik daarna doen? ' Schrijf op wat je gaat zeggen en oefen onder de douche of op een vertrouwde collega. Sta stil bij het gedrag of de actie, in plaats van gevoelens te bespreken, en geef concrete voorbeelden, zoals "Ik merkte dat je mensen zes keer onderbrak in die vergadering" (versus "Je bent onbeleefd tegen collega's").

Begin met een vraag

De discussie moet een dialoog zijn, geen monoloog. Zeg: 'Ik zou graag een gesprek met je hebben om feedback te geven. Is dat goed? " Het is een menselijke natuur om ja te zeggen, maar door toestemming te vragen, kun je de relatie versterken, zegt Porter. Nog een tactiek: laat de ander het gesprek leiden. Zeg: "Ik zou graag met je willen praten over x. Wat ging er volgens jou goed? Wat denk je niet? ' Geef uw medewerker de tijd om te reageren. 'In veel gevallen weten ze al waar ze tekortschieten', zegt Fran Hauser, auteur van The Myth of the Nice Girl (. 'Als je het gesprek als samenwerking beschouwt in plaats van als kritiek, is de toon meer ondersteunend."

Gebruik minder woorden

Wees zo specifiek mogelijk. Vage of clichématige uitdrukkingen ('Je moet aan je leidinggevende aanwezigheid werken') of met suiker omhulde feedback is verwarrend voor de luisteraar, waardoor de kans groter wordt dat ze je punt volledig zullen missen. 'Als je 100 woorden gebruikt om te zeggen dat iemand een deadline heeft gemist, leg je dat te veel uit', zegt Porter. En als je eenmaal vulwoorden en ontharders hebt geladen ('Ik weet dat je overwerkt bent'), begint de feedback persoonlijk te voelen en kan er vooringenomenheid binnensluipen, zegt Billimoria. Ga in plaats daarvan ter zake en vermeld wat je hebt waargenomen. Zeg: 'Ik heb gemerkt dat we de deadline voor de laatste twee rapporten niet hebben gehaald. Wat is er gebeurd?"

Verlaag uw boodschap niet

De gebruikelijke gewoonte om negatieve feedback tussen twee plakjes lof te plakken, is misschien instinctief, maar het is een van de grootste fouten die managers maken, zegt Billimoria. Het verbergen van feedback in wegwerpcomplimenten haalt de kracht uit je woorden. 'Mensen zien het aankomen; dan negeren ze het positieve, wachten ze op het negatieve en vertrouwen ze niet op wat je te zeggen hebt, 'zegt Porter. Wat u kunt doen om vriendelijk maar direct te zijn: geef positieve feedback, zegt Hauser. Zeg: "Er gaat veel goed, maar ik heb constructieve feedback over een aantal zaken die verbeterd moeten worden" of "Ik heb wat advies dat u zou kunnen helpen."

Zorg voor context

Waarom kan het je iets schelen als iemand laat werk levert? Of zijn presentaties niet perfect opgemaakt? De antwoorden liggen misschien voor u voor de hand, maar een medewerker moet begrijpen waarom achter uw feedback. Probeer specifieke opmerkingen in het grotere plaatje te plaatsen, bijvoorbeeld: 'Als onze afdeling te laat is met werken, heeft dat ook gevolgen voor andere teams', of 'Als uw financiën er niet goed uitzien, kan het mensen een gebrek aan vertrouwen in uw cijfers geven.' Uitleggen waarom uw feedback belangrijk is, zegt Hauser, kan het gemakkelijker maken om te leveren en te horen.

Wees empathisch

Het ontvangen van kritische opmerkingen is moeilijk. 'Het maakt niet uit hoe bekwaam je bent in het geven van feedback. Het prikt nog steeds ', zegt Porter. Wees niet overdreven hard, luister naar het perspectief van de ander en blijf kalm. Vermijd ook het woord 'jij' als je kunt. 'Door subtiele woordkeuzes kan het gesprek eerder een dialoog dan een aanval voelen', zegt Hauser. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen: "Dit is wat ik denk dat je anders had kunnen doen", maar: "Dit is wat ik denk dat anders had kunnen doen."

Doe het face-to-face

Het leveren van moeilijk nieuws via e-mail of telefoon is verleidelijk, maar persoonlijk vergaderen (of via Skype of FaceTime) is effectiever, zegt Hauser. Hiermee kun je elkaars non-verbale signalen en emotionele intentie lezen. 'Face-to-face zijn is de enige manier om ervoor te zorgen dat de ander je medeleven kan voelen', zegt Hauser. En als u uw werknemer niet kunt zien, zal het moeilijker zijn om te onderscheiden of ze van streek zijn of zelfs maar aandacht besteden aan wat u zegt. 'Ga rechtop zitten en houd oogcontact, hoe moeilijk het ook is', zegt Hauser.

Heb een vervolgplan

Sluit het gesprek af met een bespreking van de volgende stappen. Vraag hoe u behulpzaam kunt zijn en beslis samen wanneer u weer moet praten (dagen, weken of maanden later, afhankelijk van het probleem). Check dan na een dag of twee in om te zien hoe de ander zich voelt. Het is normaal dat de feedbackontvanger een beetje gewond wegloopt van het gesprek, ook al was het productief, zegt Porter. 'Je moet mensen de tijd geven om te verwerken', zegt Billimoria. 'De sleutel tot sterke relaties is een lus.' Als je dat doet, zul je vertrouwen winnen, wat het delen van feedback de volgende keer gemakkelijker zal maken.

Vergeet niet om ook veel lof te geven

Maak het geven van positieve feedback een onderdeel van je routine - knijp het niet gewoon in onaangename gesprekken. Het gaat er niet alleen om mensen te kalmeren of iedereen een trofee te geven; positieve feedback is een hulpmiddel voor professionele ontwikkeling. Allereerst is het constructief - het is nuttig voor mensen om te weten wat ze goed doen, zodat ze het kunnen blijven doen. Ten tweede helpt het om een cultuur te creëren die meer openstaat voor en tolerant is voor feedback, zegt Porter. Wees hier ook specifiek. Zeg: "Ik hou echt van de manier waarop je die uitdaging hebt aangepakt" of "Ik waardeer het dat je met andere afdelingen hebt gesproken om hun buy-in te krijgen." En zeg het vaak. 'Voor elke kritiek moet je minstens vijf complimenten geven', zegt Hauser. 'Hierdoor komen mensen op een plek waar ze hunkeren naar feedback.'